NORMES & CERTIFICATIONS DES SYSTÈMES D’ENCAISSEMENT

La Loi de finances 2016, votée en décembre 2015, définit de nouvelles normes auxquelles doivent répondre les systèmes d’encaissement, caisses enregistreuses et logiciels, et qu’il faut justifier en cas de contrôle de l’Administration Fiscale.


 

Qui est concerné ?

Cette loi concerne tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de comptabilité, de gestion ou encore un système de caisse pour encaisser les paiements de leurs clients, et ce, quelle que soit leur activité.


 

Concrètement, qu’est-ce qui change ?

Selon cette loi, les logiciels et systèmes d’encaissement doivent répondre “à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité […] ou par une attestation individuelle de l'éditeur, […] . Les données des caisses et logiciels ne doivent donc n’être en aucune façon altérables par une tierce partie dans le but de dissimuler une fraude."


 

 

Quel est le délai pour me mettre en conformité ?

La date butoir pour la mise en conformité était le 1er Janvier 2018. En effet, à compter de cette date, l’attestation de conformité du système d’encaissement doit être remise en cas de contrôle de l’administration, sous peine d’une amende de 7500 € par système d’encaissement non conforme, sauf régularisation de la situation dans un délai de 60 jours après réception du procès-verbal. Passé ce délai, l’utilisateur est de nouveau passible de cette amende.


 

 

Comment se faire certifier ?

Il existe deux façons pour les éditeurs de logiciels et les fabricants de caisse de certifier leurs produits : l’auto-certification ou la certification par un organisme accrédité.
En cas d’auto certification, l’éditeur ou le fabricant délivr
e une attestation de conformité répondant à l’ensemble des qualités requises à ses clients.
La certification par un organisme accrédité, quant à elle, donne
lieu à une attestation établie et signée par l’organisme choisi par le fabricant.


 

 

Mon système est-il conforme ?

Pas de panique ! La majorité des systèmes et solutions commercialisés par VISIO POS ne nécessiteront qu’une mise à jour pour se mettre en conformité. Dans le cas où le système d’encaissement que vous utilisez serait trop vieux et donc ne pourrait être mis à jour, la seule solution serait l’achat d’un matériel neuf et aux normes.
Vous avez un doute sur la possible mise aux normes de votre système d’encaissement ? N’hésitez pas à nous contacter, nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos interrogations.
Pour en savoir plus sur la Loi de Finances 2016 et les obligations de conformité au 1er janvier 2018, cliquez ici.